文書管理規定

文書管理の規定

文書管理とは、作成・活用・保管・保存・破棄というライフサイクルを、適切に管理することであり、紙媒体だけでなく電子文書も含まれている個人及び企業全体で管理する文書と記録が対象となります。
e-文書法やペーパーレス化の流れにより、電子文書の管理がさらに重要となっています。

高まっている文書管理を行う重要な理由には、次の４つがあります。

(1)業務効率の向上:
文書管理が出来ていないと、必要な文書を見つけるのに時間がかかり、業務効率が低下します。
整理された文書はアクセス時間を短縮し、生産性を向上させます。

(2)セキュリティリスクへの対策:
情報漏えいや改ざんを防ぐ為にも、文書及び記録の文書管理は重要です。
法令遵守だけでなく、倫理観、公序良俗などの社会的な規範に従い、公正・公平に業務をおこなう「コンプライアンス」を守るためにも必要です。

(3)管理スペースの削減:
紙文書の増加に伴う棚や書庫の、スペースの効率的な利用が求められます。
紙文書を電子化することによって、スペースを節約できます。

(4)顧客への対応:
身近で探しやすく保護管理が十分な文書・記録は、広義の社内顧客の満足度向上の他、顧客満足度向上にも寄与します。

文書管理で「失敗しないためのポイント」は、２つの要点があります。

(1)要点を押さえたルールを策定する。
文書管理の対象、保管・保存方法、廃棄方法等を明確に規定する。

(2)紙と電子で扱いを分ける。
文書と電子文書の規定を明確にし、混乱を避ける。

２つの文書管理規定を用意して、説明したいと思います。

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