文書管理システム

文書管理システム

図書館や書店などではキレイに並んでいて、目的の本を容易に探せるようになっています。しかし、周りの書類ではそうで無いことも多くあります。
個人文書を仕事で書類を探している時間は、ある調査では「探すが見つからない＋見つからない文書の再作成」の合計では5時間/週とされています。5時間/週でも年間延べにする260時間になります。（5時間/週×4週/月÷8時間/日＝2.5日/月となります。）
　※「日本国内のインフォメーションワーカーが抱える生産性ギャップを埋める：IT部門の新たな課題と機会」2012年6月

文書管理規定とは、企業が文書管理を行うためのルールを指します。一方、文書管理システムは、紙文書及び電子文書を文書管理規定に則った適正な文書管理を実現するために存在しています。
書類の整理整頓を個人に任せてるのではなく、システムに沿って行うのが「文書管理システム」です。

その文書管理システムにはファイリング方法として、バーティカル・バインダー・ボックスタイプの3タイプがあり、分類方法にはツミアゲ式とワリツケ式があります。
ファイリングを、次の5つの方法に分けて、書類の量や種類によって適切な保管方法を採用することが望まれています。

• 不要な書類を処分する
• 保管できる場所を確保する
• 見出しと色で分類する
• 書類やファイルを立てて保管する
• デジタル化して管理する

ファイリングや書類整理は、業務の良し悪しによって効率は変わります。ファイル・書類整理は、図書館方式や書店の方法など様々あります。更には、従前の紙文書においての方法の他に、現在では電子文書も考慮して文書管理システムを策定することが必須となっています。
それぞれの企業においてペーパーレス化に伴い、ファイリングの方法も変わり、夫々の文書管理システムを策定し、マニュアル又は手順を定める必要が生まれているのです。

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